מה זה טופס מקוון?

טופס מקוון או בשמו המוכר יותר, טופס דיגיטלי הוא מסמך אותו הסבו לפורמט דיגיטלי וכדי להשיג חתימה על הטופס, יש לשלוח אותו למתבקש בין אם זה לקוח, עובד, שותף, מנהל וכן הלאה. לרוב, ניתן כל מסמך לרבות PDF או WORD למסמך מקוון אותו ניתן לשלוח באמצעות דוא"ל , וואטסאפ או מסרון ללקוח הקצה לחתימה. לאחר החתימה על הטופס, הוא יוחזר אליכם ויועבר ישירות לארכיון המערכת איתה בחרתם לעבוד והפעולה תתבצע בהתאמה בין אם זה חישוב שכר, העברה לעורך הדין וכן הלאה.

שימוש בטפסים דיגיטליים מהווים יתרון משמעותי עבור המשתמשים בו ובין היתר יעילות והתייעלות, חיסכון משמעותי בעלויות התפעוליות של בית העסק, שמירה על איכות הסביבה, חיסכון משמעותי בשעות העבודה, ייעול הליכים והקטנת טעויות אנוש, שמירה מקסימאלית על אבטחת הטפסים ומיתוג גבוה ויוקרתי יותר של בית העסק. אין ספק כי הטכנולוגיה המתקדמת מציעה מגוון נרחב של אופציות וביניהם הטפסים הדיגיטליים שלא כדאי לפסוח עליהם.
טופס מקוון בונים במספר דקות בודדות על ידי מערכת מתקדמת שמאפשרת בחירה והתאמה אישית לכל אדם ארגון ועסק ובמקביל ניתן לבצע את כל המשימות באופן מידי ללא השתהות ואף באונליין כך שמהרגע בו הבנתם שאתם זקוקים לחתימה, אתם מעבירים את המסמך באופן מקוון ללקוח (מייל/מסרון) והוא חותם עליו דיגיטלית ומחזיר לכם אונליין.

עיצוב טפסים מקוונים שהם ידידותיים למשתמש

בניית טפסים מקוונים היא משימה פשוטה באופן יחסי ונוחה למשתמש הקצה. כאמור יצירת טופס מקוון מאפשרת התייעלות משמעותית לארגון / לעסק ובעיקר משום שבניית הטופס מתנהלת במהירות המרבית וללא עיכובים. משום שההתנהלות ממוחשבת, ניתן להימנע מטעויות אנוש שגורמות לאיבוד ובזבוז ממון רב וכאמור ניתן במקביל לייעל את תפקוד בית העסק.

כל ארגון אשר בוחר לבנות טופס חכם מותאם אישית, משפר בוודאות את חווית הלקוח ומאפשר לו לצלוח את הליכי הבירוקרטיה בקלות ובנעימות ללא כל עיכוב ו/או אי הבנה. חשוב לזכור כי התנהלות ארגונית יעילה וחכמה משדרת ללקוחות רצינות ומקצועיות ועל נקודה זו עונה מערכת טפסים דיגיטליים.

הבחירה באופן שליחת הטופס נתונה לשיקול דעתו של הארגון כך למשל יכול הטופס להיות מאובטח בסיסמא או לאו והכל בהתאמה לתוכן הטופס ורמת האבטחה לה הארגון זקוק.

יעילות לצמצום שגיאות משתמשים ושיפור איכות הנתונים בטפסים מקוונים

חשוב להבין כי עסק מושתת על הצלחת ורצינות העובדים אך ככל והעובד נאמן לבית העסק, הוא עתיד לבצע טעויות אנוש שלעיתים מסתכמות בכסף רב אך לא כך אם בוחר העסק להסתייע במערכת לבניית טפסים דיגיטליים. מעבר ליעילות הארגון אשר משתפרת באופן דרמטי, הטפסים שישלחו אוטומטית לא ילוו בטעויות ועל כן לארגון מובטח ליהנות מאפס תקלות בכל הקשור לטפסים. הליך בניית הטפסים הוא קצר ויעיל וכולל את הגדרת הטופס, הגדרת השדות הנדרשים לארגון (בחירה בין שדות חובה לשדות שלא חובה למלא), עיצוב מסמך והגדרת דרישת חתימה והפצת המסמך לגורמים הרלוונטיים (עובדים, מנהלים ולקוחות). המערכת תאפשר במקביל צפייה בקצב ההתקדמות של בעלי זכות החתימה ומהרגע שקיבלתם את הטופס חתום הוא יתויק אוטומטית במקום הראוי לו.

כפי שאתם יכולים להבין, בנייה של טופס מקוון מייעלת והיא משימה פשוטה מאוד כך שבמקום ניירות רבים, תיקיות ושלל חדרי אחסון, ניתן לבצע הכל באופן ממוחשב כיאה לעידן הנוכחי. כדי ליהנות מייעול בית העסק ברמות המגוונות אותן ציינו לעיל, כדאי להתרשם מהמערכת המתקדמת לבניית טפסים דיגיטליים, רק כך תבינו מה העסק שלכם מפסיד.