לחתום על מסמכים דיגיטליים ללא כאב ראש
כל ארגון ועסק נעזר במסמכים וטפסים שונים במהלך הפעילות שלו ומחתים הן לקוחות והן ספקים עליהם. במהלך השנים האחרונות, עסקים רבים עוברים לשימוש בשירות יצירת טופס מקוון עם חתימה מרחוק שמאפשר הפקה ושליחה של המסמכים בקלות ובמהירות לנמענים וזאת תוך ייעול הפעולה וחיסכון משמעותי של כסף וזמן. הלקוח, הספק או נמען אחר יכול לחתום על הטופס או המסמך הרלוונטיים באופן מקוון באמצעים אלקטרוניים ויכול להשיב אותו מלא וחתום לשולח בתוך דקות בודדות. טופס חתימה דיגיטלית מספר יתרונות רבים לבית העסק וללקוח ובנוסף הוא תורם לשמירה על איכות הסביבה באמצעות חיסכון בנייר.
מהי חתימה דיגיטלית?
חתימה קלאסית מתבצעת על גבי נייר באמצעות עט וזאת כאשר החותם מבצע את הפעולה בכתב היד שלו ובסגנון שהוא בוחר. חתימה דיגיטלית או חתימה מרחוק לא שונה מהבחינה הזו, היא מתבצעת על ידי החותם עצמו בסגנון שהוא בוחר, אולם בהבדל מהותי שאין צורך בעט ונייר, אלא החתימה תוטבע על גבי המסמך באופן אלקטרוני. החותם יקבל לטלפון או למייל טופס הודעה שבו הוא מטביע את החתימה שלו באופן דיגיטלי.
תוקף משפטי
בעידן שבו הטכנולוגיה תופסת מקום מרכזי והופכת לחלק מרכזי ובלתי נפרד מחיינו וממציאות היומיום, גוברת הדרישה אליה גם למגוון צרכים עסקיים. בשנת 2001, המחוקק הסדיר את נושא ותחום החתימות האלקטרוניות מרחוק, כאשר חוק חתימה אלקטרונית נכנס באופן רשמי לספר החוקים במדינת ישראל. החוק הנ"ל מגדיר וקובע שחתימה אלקטרונית הינה חתימה המהווה סימן או מידע אלקטרוני שנקשר או הוצמד להודעה – מסר אלקטרוני. ישנן כמה צורות של חתימה: באמצעות סריקת חתימה ידנית, תוכנה או ציור חתימה באמצעות שימוש בעכבר המחשב, בעט דיגיטלי או חתימה באצבע בטלפון החכם.
השימושים השונים בטופס חתימה דיגיטלית
כל ארגון, חברה ובית עסק קטן, בינוני או גדול נדרש להחתים כחלק מפעילותו הן לקוחות והן ספקים על טפסים ומסמכים שונים ולעיתים מדובר באלפי מסמכים בחודש. באמצעות יצירת טופס מקוון pdf ושימוש בשירותי חתימה מרחוק, ניתן לייעל את ההליך ולהיעזר בשירות ובמערכת למגוון צרכים בהם:
- חתימה על הסכמים וחוזים בין העסק ללקוחות וספקים. לדוגמא, שליחת הסכמי העסקה וטופס 101 מטעם מחלקת משאבי אנוש.
- החלת שינויים במעמד – הסטטוס של הלקוח או של השירות: שינויים בחוזה קיים, הגדלה של היקף ושעות העבודה, טופס סיום התקשרות ועוד.
- שימוש פנימי בבית העסק – החתמת חברי צוות, מורשים, מנהלים ועובדים על כל טופס ומסמך שנדרשים לצורך פעילות ותפעול העסק.
- מסמכים שונים מכל סוג – הצעות והזמנות עבודה, טופסי אישור מסירה ועוד.
מלבד מקרים מסוימים, אפשר ואף מומלץ לעשות שימוש בשירותי חתימה דיגיטלית מרחוק, כאשר החתימה המקוונת הינה קבילה מבחינה משפטית כאילו היא נחתמה באופן פיזי, גם כאשר מדובר בתחום ביטוח, רכישה אלקטרונית, קמעונאות, הצעות עבודה, הזמנות בתחום התקשורת ובעצם בכל תחום ועיסוק שנמצאים תחת השמש.
היתרונות של חתימה מרחוק
יצירת טופס מקוון עם חתימה מרחוק, בשונה מטופס חתימה פרונטלית שדורשת נוכחות פיזית והשקעת משאבים גם מהמנפיק של המסמך וגם מהנמענים, מספקת שלל יתרונות:
- חתימה בכל זמן ומכל מקום – ללקוח או לספק אין צורך להגיע באופן פיזי לבית העסק על מנת לחתום על הטופס או המסמך, אין צורך להדפיס או לסרוק את המסמך או לשלוח את המסמכים בדואר או באמצעות נציג – שליח. אפשר לחתום על הטופס המקוון בכל זמן ומכל מקום.
- חיסכון בזמן – באמצעות שימוש במערכת יצירת טופס מקוון ומוכן לשליחה והחתמה, ארגונים ובתי עסק מדווחים על חיסכון משמעותי בכסף ובזמן שאותם הם יכולים לנתב לכיוונים ואפיקים אחרים. טופס חתימה מרחוק יישלח לחותם באמצעות לחיצה אחת על כפתור, ללא צורך בהדפסה, מעקב, שליחויות, המתנה בדואר וכו'. הפעולה והתהליך הינם מהירים מאוד וניתן לקבל חזרה את המסמך חתום לאחר מספר דקות.
- הנגשת טפסים לבעלי מוגבלויות – באמצעות טופס דיגיטלי וחתימה מקוונת, ניתן להנגיש טפסים ומסמכים בצורה פשוטה וידידותית לבעלי מוגבלויות. בכך אנו משפרים את איכות חייהם ומקלים עליהם.
- חיסכון בנייר ושמירה על סביבה ירוקה.
.