ייעול תהליכי העבודה עם טפסים דיגיטליים לארגונים

רוצים לייעל את תהליכי העבודה בארגון או בבית העסק? זה הזמן לדעת הכול על מערכות חכמות להפקת טפסים דיגיטליים לארגונים עסקיים

בשנים האחרונות, יותר ויותר ארגונים עסקיים, חברות ועסקים בסדרי גודל שונים, מוותרים על השימוש בטפסי נייר המסורתיים ועוברים להפקת טפסים דיגיטליים, ובתוך כך, נהנים ממגוון רחב של יתרונות. בעמוד שלפניכם, תוכלו למצוא 4 סיבות מצוינות למעבר לטופס דיגיטלי גם בארגון העסקי, החברה או בית העסק שלכם.

1.ייעול תהליכים

המעבר לטפסים דיגיטליים מייתר באופן מלא או חלקי את השימוש בטפסי הנייר המסורתיים, ובתוך כך, מייעל את כל תהליכי העבודה הנעשית באמצעותם. הטופס הדיגיטלי הוא למעשה כל מסמך אותו ניתן להעביר לפורמט דיגיטלי, לרבות, מסמכי WORD ו-PDF, ולאחר מכן, להעביר אותו באמצעים דיגיטליים שונים דוגמת: דוא"ל, הודעת SMS, הודעת MMS, הודעת וואטסאפ וכדומה. עובדה זו חוסכת עבורכם זמן עבודה יקר הנדרש לצרכי טיפול בטפסי הנייר המסורתיים, משלב עריכתם והדפסתם, דרך תיוקם ומיונם ועד לאופן העברתם ללקוחות באמצעות פקס, דואר ישראל וכדומה. קיצור תהליכי העבודה, מאפשר לכם לייעל את העבודה השוטפת ולחסוך זמן עבודה יקר וממושך.

2. חיסכון כלכלי

הוויתור ההדרגתי על טפסי נייר מסורתיים בפעילות העסקית שלכם, תוביל לחיסכון כספי מתמשך בכל הקשור להוצאות התפעול של מוצרי הנייר בבית העסק, לרבות, עלויות הנלוות לרכישת הנייר והדפסתו, וזאת לצד עלויות הכרוכות באופן תיוק ומיון המסמכים המודפסים והקצאת שטחי אחסון לארכיון מסמכים. וויתור מוחלט על השימוש במוצרי נייר לצרכי הנפקת מסמכים עסקיים וטפסים, יכול לחסוך לכל ארגון, חברה או בית עסק, מאות עד אלפי שקלים בחודש בהתאם לתדירות השימוש בטפסי הנייר ומוצרי הנייר השונים בסביבת העבודה.

3.רמת אבטחה משודרגת

טפסים דיגיטליים לארגונים עסקיים, חברות ובתי עסק בסדרי גודל שונים, ניתנים להפקה עצמית באמצעות מערכת ייעודית המתאפיינת ברמה גבוהה ומשודרגת בכל הקשור לתחום אבטחת המידע. מערכות אלו יודעות להפיק עבורכם טפסים חכמים בעלי רמה גבוהה של אבטחת מידע, ובתוך כך, המערכת יודעת לשמור על פרטיות המידע המופיע בטפסים השונים. כמו כן, המערכות השונות יודעות לייצר חתימה דיגיטלית המקנה ערך אבטחתי נוסף לכל מסמך דיגיטלי.

4.טפסים בהתאמה אישית לצרכי הארגון

מערכות מתקדמות ליצירת טפסים דיגיטליים, מאפשרות לכל ארגון, חברה או בית עסק, ליהנות ממגוון רחב של אפשרויות בכל הנוגע ליצירת הטופס המותאם ביותר לצרכי העבודה, החל מיצירת אופס דיגיטלי למילוי פרטים של לקוחות, ספקים וכדומה, דרך יצירת מסמכים עסקיים בהתאמה אישית כגון: הצעות מחיר, חוזי התקשרות וכדומה ועד ליצירת טופס מקוון עם חתימה דיגיטלית. בנוסף, חשוב לציין שהשימוש במערכת להפקת טפסים מקוונים לארגונים, חברות ועסקים, משלבת בתוכה פיצ'ר ייעודי ליצירת טופס אינטראקטיבי בעל נגישות גבוהה לאנשים עם מוגבלויות. לצד כל אלו, חשוב לזכור שמדובר בטפסים הניתנים לשינוי תוכן ומבנה בכל רגע נתון בהתאם לצרכי העבודה.

טפסים דיגיטליים – ההיבט הסביבתי

מעבר לכל המופיע לעיל, המעבר למערכות להפקת טפסים מקוונים, מפחית באופן משמעותי את השימוש בנייר ומוצריו, וככל שיותר ויותר חברות, עסקים וארגונים בסדרי גודל שונים מסביב לעולם, ישכילו לעבור להפקת מסמכים דיגיטליים תוך וויתור מוחלט על טפסי הנייר, כך ילך ויפחת הצורך בכריתת עצים לתעשיית הנייר, ובתוך כך, ניתן יהיה לשמור על היערות מסביב לעולם החשובים לאיכות הסביבה של כולנו. כבר היום, עסקים וארגונים העושים שימוש במערכות להפקת טפסים דיגיטליים, דואגים למתג את עצמם כבתי עסק השומרים על איכות הסביבה.