סבב חתימות דיגיטליות על טפסים
חתימות דיגיטליות על טפסים מתבצעת באמצעות המכשירים הניידים בין אם זה באמצעות הנייד, הטאבלט, המחשב השולחני וכן הלאה. שימוש בחתימה דיגיטלית הפך לשכיח על ידי חברות / ארגונים ואנשים פרטיים רבים שמבקשים להתייעל ולהפוך לחברות מתקדמות בעלות יכולות טכנולוגיות וייעול ההליכים הבירוקרטים שלקוחותיהם מתקשים איתם לרוב. במקביל לחתימות על המסמך, נכון לבצע סבב חתימות אשר מטרתו להקל ולקצר את התהליך בו מספר רב של אנשים מתבקשים לחתום על מסמך אחד – כדי להבין טוב יותר מהו סבב חתימות דיגיטלי המשיכו איתנו לעבר ההסברים בהמשך המאמר עליו שקדנו.
הכירו את סבב החתימות הדיגיטלי
תפקידו של סבב חתימות דיגיטליות על טפסים, הוא לייעל את הליך בו מספר אנשים רב נדרשים לחתום על טופס אחד בין אם זה מספר שותפים לעסקה וכן הלאה. האופציות לשליחת המסמך לחתימה יכולות להיות מגוונות ובין היתר חתימות בסבב טורי אל מול חתימות בסבב חתימות מקבילי. בבחירה בחתימות טורי יש לשלוח את המסמך לאדם הראשון ומהרגע שהוא חתם המסמך יעבור לאדם הבא ברשימה וכן הלאה עד האדם האחרון ברשימה. באופציה זו בוחרים כאשר ישנה משמעות לסדר של החותמים. מאידך, סבב חתימות מקבילי הוא סבב בו שולחים את הטופס לחתימה לכלל אנשי הקשר בעת ובעונה אחת, וממתינים לחתימות של כולם, ללא כל קשר לסדר החתימות שלהם.
סבב אישורים דיגיטלי יתרונות
סבב אישים דיגיטלי מאפשר לארגון / לבעל העסק ליהנות מיתרונות רבים ומגוונים וביניהם:
- התייעלות – התייעלות היא אולי הפרמטר המשמעותי ביותר לבית העסק. מהרגע בו בוחר בית עסק להשתמש בחתימות דיגיטליות, הוא מתייעל בצורה דרמטית והופך ועסק מצליח יותר מימים עברו.
- חיסכון במשאבים – עסק שבחר להשתמש בחתימות דיגיטליות הוא עסק שחוסך רבות במשאבים בין אם זה בכח אדם, בציוד (ניירות, קלסרים) ואף בחדרי אחסון לשלל הקלסרים שמאגדים את המסמכים החתומים.
- תדמית – נקודה נוספת שחשוב לקחת בחשבון היא העניין התדמיתי. עסק אשר משתמש בטכנולוגיה מתקדמת זו, הוא עסק אשר נחשב למתקדם בעיני הלקוחות ועל כן הוא בעל תדמית משובחת.
- חתימה ללא תלות במקום ובזמן – אין צורך להיפגש עם הלקוח על מנת להשיג את החתימה שלו. ניתן מכל מקום ובכל נקודת זמן לקבל ממנו את החתימה ובכך לקצר זמנים ותהליכים.
- חתימה אונליין – את החתימה ניתן להשיג בו במקום ואין צורך להמתין ולעכב תהליכים שלעיתים הזמן הוא פקטור משפיע ודרמטי.
- שמירה על איכות הסביבה – אין ספק כי עצם החיסכון בנייר בעקבות החתימה הדיגיטלית, מאפשר שמירה על איכות הסביבה בכדור הארץ בו אנו חיים.
חתימה מרחוק מדוע
חתימה מרחוק או בשמה המוכר יותר, חתימה דיגיטלית יכולה לשמש גורמים רבים בארגון ובין היתר חלק בלתי נפרד מניהול מחלקת משאבי אנוש בין היתר לשם החתמת עובדים על טפסים משמעותיים לרבות טפסי 106 או טפסי 101 טפסי העסקה וכן הלאה. עוד יכולה המערכת לחתימה מרחוק לשמש בעלי תפקידים ובעלי מקצוע אשר עוסקים בפן החשבונאי לרבות יועצי מס, רואי חשבון וכיוצא בזאת. במקביל חברות אשר מגייסות לקוחות / מחייבות לקוחות על ידי הרשאות וכן הלאה, יכולות להשתמש במערכת מתקדמת זו ולייעל משמעותית את העבודה בארגון. במקביל ניתן להשתמש במערכת לשם גיוס לקוחות, שליחת טופסי הצטרפות, טפסים לקבלת שירות חתימת ספקים ואף השגת סבב אישורים וחתימות על טפסים שדורשים מעל לחתימה של אדם אחד, אזי ההתייעלות הופכת למוחשית ומשמעותית מעבר לכל ספק. למידע נוסף בררו אודות חתימות דיגיטליות.