החשיבות של מערכת להפקת מסמכים דיגיטליים

נייר הוא ללא ספק מדיום מוגבל, הוא מיושן. קשה לגשת אליו, הוא מוגבל והוא יכול בקלות ללכת לאיבוד יחד עם כל המידע על פיסת הנייר. לכן, איסוף נתונים על נייר הוא יקר וגוזל זמן. חוץ מזה, יישומים ניידים הפכו לחשובים יותר ויותר בחיי היומיום שלנו ובעסקים. לכן, עסקים רבים הבינו כי יישום טפסים דיגיטליים בתהליכים העסקיים שלהם משפר משמעותית את איכות הנתונים ואת זרימת העבודה.

בואו נבדוק ביתר בזהירות את היתרונות של יכולת יצירת מסמכים דיגיטליים

הפחתת עלויות וחיסכון בזמן

חברות רבות עדיין עובדות בצורה כזו שהטפסים נאספים על ידי הצוותים שלהם כל היום בשטח (או במרכז פעילות כלשהו) ואז יש להזינם למערכות הקיימות שלהם בסוף היום, אלמנט שמבזבז זמן יקר ושיכול לשמש להתמודדות עם לקוחות או פעילויות עסקיות אחרות.
על ידי הצורך להזין נתונים אלה לגרסה אלקטרונית שנייה של המערכת, מתרחשים בו זמנית גם תהליכי הנפקת החשבוניות. ההפך קורה עם הצגת טפסים דיגיטליים, הנתונים מוזנים אוטומטית לשתי המערכות. לכן, מערכת להפקת מסמכים מקלה על התהליך שלכם בשני מישורים בו זמנית.

ללא קשר לגודל החברה, התקצוב הוא בראש כל נושאי הדיון. החלפת טופסי נייר תעזור לכם גם לחסוך כסף בטונר, נייר, מחסניות, מדפסות ותחזוקת המדפסות.
לא רק שהנייר הוא מצרך יקר, מילוי טפסים של נייר, סריקה ושליחה באמצעות דואר אלקטרוני או מכונת פקס הוא גם תהליך אשר לוקח הרבה זמן יקר של הצוות המיועד. שלא לדבר על כך שכאשר ממלאים את טפסי הנייר, עדיין יש להזין אותם למערכת שלכם ולאחסן אותם בארכיונים במשך שנים רבות.

יכולות נוספות שמעניק לכם השימוש במערכת טפסים דיגיטלית

לטפסים דיגיטליים יש כל כך הרבה תכונות שאין לטפסי נייר! אתם יכולים להשתמש בתמונות, ברקודים, מיקום GPS, להוסיף חתימה דיגיטלית ותוכלו גם לשכפל את המסמכים שלכם בקלות.
בעזרת טפסים דיגיטליים ניתן לארגן נתונים במהירות וביעילות בקבוצות שונות ולייצא אותם אחר כך לקובץ אקסל, מה שמספק לכם סקירה טובה של הנתונים שנאספו ומאוחסנים בתוך יישום אחד – במקום אחד. בנוסף, כאשר ברצונכם לשנות את הטופס, תוכלו להוסיף בקלות פיסקה, חתימה, תפריט נפתח או לשנות את הטפסים שלכם בכל דרך אחרת תוך זמן קצר, ללא צורך לפנות לספק מסוים וללא עלויות נוספות.

נתונים מדויקים בזמן אמת

הנתונים עוברים דיגיטציה מאוחסנת באופן מיידי במערכת ומוכנים לעיבוד נוסף, בין אם מדובר בחשבונית שהונפקה על בסיס שירות, ובין אם הליך אחר כגון החזר כספי וכדומה.
לעומת זאת, דף הנייר לא אומר לכם כלום על המתרחש ברגע השלמת הטופס, אך הפלטפורמה הדיגיטלית שלנו כן. יש פחות סיכוי לטעויות בהזנת נתונים, מה שאומר פחות זמן כדי לזהות טעויות ולתקן אותן במידת הצורך.

היכולת להיות במעקב אחר נתונים

האם אי פעם חיפשתם נתונים או טופס נייר מסוים שמנע מכם להצליח במשימה? זה לעולם לא יקרה שוב, וזאת מפני שהטפסים הדיגיטליים שלכם מבוססים על ענן ולכן יש לכם גישה מיידית לנתונים שלכם בכל עת.
בהמשך מאגר המידע שלכם יאוכלס במידע מדויק ומאומת. כל העבודה והתקשורת העתידית יהיו יעילים יותר בכדי לעזור לכם להניע עסקים נוספים בקלות יתרה.

קיימות לאיכות הסביבה

איכות הסביבה הינה נקודה השייכת לכולנו כאחד וחשיבותה נמצאת במגמת עלייה משמעותית בשנים האחרונות. על פי המכון הבינלאומי לפיתוח, בשני העשורים האחרונים של המאה ה -21, כריתת יערות מהירה גבתה את שלה – כ -15 מיליון דונם של יערות הולכים לאיבוד מדי שנה, בעיקר באזורים הטרופיים. יערות שלמים נעלמו כמעט במדינות מסוימות.

מצד שני, פסולת נייר וקרטון היוו כ- 26% (או 67 מיליון טון) מתוך 258 מיליון טונות של פסולת עירונית מוצקה שנוצרה בשנת 2014 ומעל 14% מתוך 136 מיליון טונות של פסולת עירונית מוצקה שהסתיימו בהטמנות. שימוש במערכת טפסים דיגיטליים מסייעים בהפחתת כמויות נייר אלה ועוזרת לכולנו לשמור על איכות הסביבה בצורה האולטימטיבית.